プレスリリースとは？-メリットや注意点、作成のポイントまで詳しく解説-

広報、PR活動において、プレスリリースの配信は欠かすことのできない活動です。プレスリリースを有効に活用できれば、自社だけではリーチできない消費者に、メディアを通じて自社の情報を伝えられます。 この記事では、プレスリリースの効果やメリット、注意点について説明するだけではなく、作成する際のポイントに関しても解説します。プレスリリースを作成する際に、ぜひ、参考にしてください。

1.プレスリリースとは

プレスリリースとは、企業や組織が報道関係者に向けて発表する公式文章を指します。新聞社、通信社、テレビ局の記者、出版社の編集者といった報道関係者に対して、企業から新しい情報を発表するという意味も、プレスリリースには含まれています。 プレスリリースを配信する目的は、報道関係者の目に留まり、自社の情報を様々なメディアで取り上げてもらうことです。テレビ、新聞、雑誌といったメディアに掲載されれば、自社だけではリーチできない消費者に自社の情報を届けることが可能になります。 プレスリリースと同じような場面で使われることの多い、ニュースリリースという単語もあります。プレスリリースは報道関係者を対象とした発表であるのに対して、ニュースリリースは一般向けの発表であるのが異なる点です。両者の違いに注意した上で、プレスリリースの配信を行う必要があるでしょう。

2.プレスリリースの効果・メリット

プレスリリースを配信することで、テレビ、新聞、雑誌といったメディアに取り上げられるという効果が期待できます。メディアに自社の情報が取り上げられる際に発生する、効果やメリットについて解説します。

①情報伝達力が高い

プレスリリースを配信し、メディアに掲載されれば、自社の情報を幅広い層の消費者に伝えられます。テレビCM、新聞や雑誌の広告欄ではなく、各メディアのコンテンツとして取り上げられるため、広告を避ける消費者にもアプローチが可能です。

②販売促進に効果がある

プレスリリースにより、メディアに掲載されれば、テレビや新聞といった第三者であるメディアを通じて情報が提供されます。メディアという第三者による客観的な情報発信には、消費者からの信頼性が高く、消費者の態度変容を起こしやすいという特長があります。販売促進の効果が期待できるでしょう。

③人材採用や協業・支援につながる

メディアを経由した情報発信の効果は、人材採用や協業・支援にまで広がります。企業の認知度が向上することで、就職先として候補に上がる可能性が高まるため、より多くの求職者を集められます。協業や支援においても、自社の製品や取り組みに興味や関心を持ってもらいやすくなるため、様々なビジネスチャンスを生み出すきっかけになるでしょう。

3.プレスリリースの注意点

プレスリリースの配信をきっかけとして、テレビや新聞といったメディアに掲載される場合、自社サイトや広告出稿により、情報を発信する場合とは異なる点があります。プレスリリースの配信を行う際は、次説明する注意点を把握した上で行いましょう。

①確実にメディアへ取り上げられるわけではない

プレスリリースの配信先であるテレビ局や新聞社の担当者には、毎日、大量のプレスリリースが届きます。プレスリリースを配信したからといって、確実にメディアに取り上げられるとは限らない点には注意が必要です。メディアに掲載されるには、担当者が「取り上げたい」と思うような、ニュース性や独自性のあるプレスリリースを配信する必要があります。

②記事にされる内容はコントロール不可

メディアに掲載される内容は、自社の情報であってもコントロールできないという点には注意が必要です。誤った情報がメディアに掲載された場合は、メディアを通じてネガティブな情報が拡散されるリスクがあります。プレスリリースを配信する際は、意図しない報道につながらないように、注意して作成することが重要です。

③親和性の高いメディアに掲載

プレスリリースは、報道関係者宛にプレスリリース配信サービスを通じて届けられます。自社の製品やサービスと親和性が高くないメディアにも掲載されるかもしれない点には注意が必要です。自社の製品と親和性の高いメディアに掲載されれば、ターゲットとなる消費者への認知が向上し、売上の増加につながるという効果が期待できます。

4.作成のポイント

プレスリリースを配信しメディアに掲載されるためには、日々大量に届くプレスリリースの中からマスコミ担当者の目に留まり、「この情報を取り上げたい」と思ってもらうことが重要です。プレスリリースに盛り込むべき内容や書き方といったポイントを把握した上で、作成する必要があります。

①マスコミ担当者が目を引く内容にする

マスコミ担当者がプレスリリースをチェックする際は、他社のプレスリリースと比較して特筆すべき点があるかを注視しています。マスコミ担当者の目を引き、メディアに掲載されるためには、希少性、季節性、将来性、トレンドといった観点から、報道に値すると認められるだけの価値や重要性を盛り込むことが重要です。

②結果から記載する

多忙な担当者に読んでもらうためには、結論から書くことが重要です。 例 A株式会社（本社：東京都新宿区、代表取締役：山田　太郎）は、木に関わる家具製造企業として、森林保全活動を拡大するために、子どもたちと共に環境に貢献できる「子どもと作る未来の森」プロジェクトを企画しました。 このように、結論を冒頭に記載することで、忙しいマスコミ担当者に最も重要な内容を最初に伝えられるというメリットがあります。

③タイトルは簡潔にまとめる

マスコミ担当者がプレスリリースに興味を持つかどうかは、タイトルに掛かっているといっても過言ではありません。広告のキャッチコピーのような奇抜さは必要ありませんが、何を伝えたいのかを明確にし、記者の目に留まるように心掛けることが重要です。 例 子どもたちが夢の家具を描くと、森になる！ 「子どもと作る未来の森」プロジェクト タイトルで、すべてがわかってしまうと興味がなくなるため、簡潔でありながら内容をイメージできる程度に、マスコミ担当者の興味を引く表現にすることがタイトル作成のポイントです。

④視覚的にわかりやすくする

文字ばかりのプレスリリースは、読みづらい印象を読者であるマスコミ担当者に与えてしまいます。メディアに掲載されるためには、マスコミ担当者にプレスリリースを手にとってもらうことが重要です。画像や図、空白などを上手に活用し、視覚的にわかりやすい、読みやすいデザインにすることがポイントです。 特に、プレスリリースの内容を補足する図やグラフを活用することで、理解しやすくなるだけではなく、メディアへの掲載時に活用できるため、マスコミ担当者からは重宝されるでしょう。

⑤メディア視点で作成する

メディアの元には、様々な企業、団体から毎日数百件ものプレスリリースが届きます。すべてのプレスリリースにマスコミ担当者が目を通すことは現実的ではありません。 数多くのプレスリリースの中からマスコミ担当者の目に留まり、メディア掲載を勝ち取るためには、プレスリリースが、どのような内容で、メディアに掲載する価値があるかどうか、すぐに判断できることが求められます。 読み手であるメディアの視点に立ち、ここまでに説明した点に注意してプレスリリースを作成することで、メディア担当者に響くプレスリリースが配信できるようになるでしょう。

5.プレスリリースを配信する流れ

プレスリリースは次のような流れで配信します。

①テーマ決め

まずは、どんなテーマで配信するかを決めましょう。プレスリリースのテーマは、ニュース性があり、読者の目を惹くものでなくてはなりません。 ニュース性のあるテーマとは、下記のようなテーマです。

• 新しい商品・サービス・キャンペーンなど、新規性のある話題
• イベントやセミナーの開催案内または開催後のレポート
• 実績の報告
• 業務提携や新会社設立の発表

テーマは、必ずしも大きな話題である必要はありません。社内の小さな出来事でも社外の人にとっては興味深い出来事だったりするからです。

②原稿作成

テーマが決まったら、原稿を作成しましょう。原稿を作成する際の注意点はいくつかありますが、基本は「事実を客観的に書くこと」です。ときどきセールスレターのように商品を売り込む文章を書く担当者がいますが、プレスリリースは宣伝ではないので、過剰な煽り文句などは厳禁です。 ほかにも次のような点に気をつけて書きましょう。

• タイトルは、30文字以内で書く
• 本文は、結論から先に書く
• 専門用語は、極力少なくする
• 具体的な数字や数値データを使う

③送り先を選定

原稿が書き終わったら、送り先を選定します。プレスリリースのテーマと親和性の高いメディアを選ぶのが重要です。メディアごとに読者層は異なります。そのメディアの記事を見てみると、どの層をターゲットとしているのかがわかるので、事前にリサーチをした上で選定しましょう。

④記事の掲載を確認

プレスリリースは、配信して終わりではありません。配信したプレスリリースが、どのメディアに掲載されたかを確認し、次のプレスリリース配信に活かす必要があります。記事掲載の確認方法には次の2種類の方法があります。 1. 配信プラットフォームの機能を使って確認する方法 2. Webクリッピングサービスを使う方法 配信プラットフォームの中には、メディアに掲載されたかどうかを確認する機能が付いているものがあり、そのような機能を使うとダッシュボードで簡単に確認できます。 配信プラットフォームにそのような機能が載っていない場合は、Webクリッピングサービスを利用しましょう。Webクリッピングサービスとは、特定のキーワードがタイトルに含まれるニュースが出ると知らせてくれるサービスです。これを使うことにより、配信したプレスリリースを基にしたニュースが報道されたら、すぐに把握できます。

まとめ

プレスリリースとは、企業や団体が報道関係者やメディアに向けて発表する公式文書です。報道やメディアの関係者がプレスリリースに興味を示すと、記事が掲載され、情報の拡散に効果があります。ただし、確実に掲載されるわけではないこと、記事の内容には介入できないこと、などに注意が必要です。そのことを理解した上で、プレスリリースを効果的に配信し、販促や採用に役立てましょう。